- เมื่อต้องทำหนังสือราชการ
- บางครั้งก็มีอาการหลง ๆ ลืม ๆ องค์ประกอบต่าง ๆ ว่าลำดับอะไรก่อนหลัง โดยเฉพาะคำเหล่านี้ ได้แก่ เรียน อ้างถึง สิ่งที่ส่งมาด้วย (นาน ๆ ทำที เพราะไม่ได้อยู่ในส่วนของงานสารบรรณ)
- อันไหนก่อนหลังล่ะทีนี้
- ศึกษาข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้ความว่า ส่วนนำหนังสือราชการ มีลำดับสำคัญพอสังเขปดังนี้
- หัวหนังสือ
- ที่
- ตราครุฑ
- ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ
- วัน เดือน ปี
- เรื่อง
- เรียน
- อ้างถึง (ถ้ามี)
- สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี)
- เนื้อหา
- เหตุที่มีหนังสือไป
- จุดประสงค์ที่มีหนังสือไป
- จึงเรียนมาเพื่อ...
- ท้ายหนังสือ
- คำลงท้าย เช่น ขอแสดงความนับถือ
- ลงชื่อ
- พิมพ์ชื่อเต็ม
- ตำแหน่ง
- ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง
- โทร.
- โทรสาร
- ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์
- เนื้อหาคือส่วนสำคัญที่สุด
- เพื่อมิให้เกิดเสียหายต่อทางราชการ อันเกิดจากความผิดพลาดในการสื่อสาร
- จนต้องทำหนังสือราชการเรื่องเดียวจำนวนหลายครั้ง
- หรือแม้กระทั่งก่อให้เกิดปัญหาหรือความเสียหายกับผู้รับ
- ขอแนะนำการเขียนให้ใช้หลักการดังนี้ (ใคร อะไร ที่ไหน เมื่อไหร่ ทำไม)
- Five Ws
- Who did that?
- What happened?
- Where did it take place?
- When did it take place?
- Why did that happen?
- ในการพิมพ์นั้น เพื่อความสวยงามควรจัดให้มี "การกระจายแบบไทย"
- สิ่งสำคัญอีกอย่างหนึ่งคือ เมื่อทำเสร็จแล้ว ควรอ่านทบทวน ตรวจสอบพิสูจน์อักษรอีกครั้ง
- ก่อนทำการส่งหนังสือไปยังผู้รับต่อไป
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น